Polityka prywatności

Wersja 1.0 z dnia 28.10.2026

Ta polityka opisuje, jakie dane zbiera aplikacja Polonis Refractories (strona firmy pod adresami https://polonisrefractories.com i https://polonisrefractories.pl oraz część po zalogowaniu pod adresem https://polonisrefractories.app), po co, na jakiej podstawie i jak długo je przechowujemy, komu je powierzamy oraz jakie masz prawa.

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem Twoich danych jest:

Polonis Refractories Sp. z o.o., Al. Marsz. Piłsudskiego 12, 43-100 Tychy, NIP 6463018057, REGON 540690200, KRS 0001150352, Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy 5000,00 zł.

W tej polityce piszemy o niej „my”.

W sprawach danych pisz na adres contact@polonisrefractories.com.

2. Czyje dane przetwarzamy

Przetwarzamy dane:

administracji Polonis Refractories;
pracowników ekip zatrudnionych na umowie o pracę albo na umowie zlecenia;
klientów, czyli osób z organizacji klientów: właścicieli i członków organizacji;
osób zaproszonych, którym przygotowano profil, zanim założyły konto;
osób kontaktowych klientów na miejscu prac, wpisanych do projektu;
osób, które na stronie firmy proszą o telefon albo piszą do nas wiadomość;
osób, które widać na zdjęciach dokumentujących pracę (punkt 3.16).

Od pozostałych gości strony firmy aplikacja nie zbiera danych osobowych; ich zapytania trafiają tylko do logów technicznych dostawców (punkty 3.12 i 7).

3. Po co przetwarzamy dane, na jakiej podstawie i jak długo je przechowujemy

Podstawy prawne to przepisy RODO, czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

Okres liczony „od końca roku” liczymy od 31 grudnia tego roku. Przykład: 10 lat od końca roku 2026 kończy się 31.12.2036, a dane usuwamy od 01.01.2037.

Po upływie okresu dane przestają być dostępne w aplikacji i znikają przy najbliższym porządkowaniu danych. Dane przechowywane przez miesiące lub lata porządkujemy raz w miesiącu, a przechowywane przez dni lub godziny co godzinę. Wyjątkiem jest blokada usuwania (punkt 3.11).

3.1 Dostęp do aplikacji: konta, zaproszenia, logowanie, urządzenia, szybki dostęp, powiadomienia, przewodnik

Dane i jak długo je przechowujemy:

adres e-mail konta: do usunięcia konta;
zapis próśb o kod (adres e-mail, adres sieciowy urządzenia, czas, liczba prób, bez kodu i bez linku): 24 godziny; liczniki prób: do końca danej godziny;
zapis wiadomości wysłanych przy logowaniu i przy zmianach konta (adres, rodzaj wiadomości, czas, wynik wysyłki, bez treści): 7 dni;
konto bez akceptacji Regulaminu (adres e-mail): 7 dni od założenia konta; potem konto znika razem z adresem, a przygotowany profil (u pracownika z numerem PR) zostaje;
logowania na urządzeniach (adres sieciowy urządzenia, nazwa przeglądarki, czas zalogowania i ostatniego użycia): do wylogowania na danym urządzeniu; logowanie nieużywane przez 90 dni kończy się samo; najpóźniej do usunięcia konta;
zaproszenia (adres e-mail, dzień dodania, kto dodał): adres i to, kto dodał, najpóźniej do dnia po założeniu konta albo po końcu 90. dnia kalendarzowego po dniu dodania, czasu polskiego (do tego dnia usunięte zaproszenie można przywrócić); dzień dodania i stan zaproszenia tak długo jak profil, którego dotyczą;
profil (imię, nazwisko, adres e-mail, telefon, język): u pracownika tak długo jak kartoteka pracownika (punkt 3.3); u administratora i klienta do usunięcia konta, a po wyłączeniu konta administratora 12 miesięcy od wyłączenia; profil bez konta: 12 miesięcy od chwili, gdy przestało działać jego ostatnie zaproszenie, albo krócej, jeśli wcześniej usunie go administrator lub właściciel organizacji; imię i nazwisko jako autora zostają przy wspólnej sprawie na okres tej sprawy;
urządzenia z szybkim dostępem (nazwa przeglądarki i systemu, dzień ustawienia, dzień ostatniego użycia, PIN aplikacji w postaci, z której nie da się go odczytać, powiązanej z urządzeniem, klucz publiczny do potwierdzania urządzeniem, liczba błędnych prób): do odłączenia urządzenia, wylogowania na nim, wybrania „Nie pamiętam PIN-u”, 5. błędnego PIN-u, zalogowania się na nim innej osoby, końca nieużywanego logowania, zmiany adresu w sprawie odzyskania dostępu, wyłączenia lub usunięcia konta albo ponownego otwarcia aplikacji po jej zamknięciu; aplikacja nie dostaje obrazu twarzy ani odcisku palca;
zgody na powiadomienia na telefon (adres urządzenia w usłudze powiadomień przeglądarki, konto, urządzenie): do wyłączenia powiadomień, wylogowania, odłączenia urządzenia, zalogowania się na nim innej osoby, końca nieużywanego logowania, zmiany adresu w sprawie odzyskania dostępu, wyłączenia lub usunięcia konta albo wyłączenia organizacji, albo do chwili, gdy adres urządzenia przestanie działać;
powiadomienia w dzwonku: 12 miesięcy od utworzenia, a powiadomienie o wiadomościach na czacie albo o nowych plikach 12 miesięcy od ostatniej aktualizacji; wcześniej, jeśli usuniesz konto;
dziennik wysyłek (rodzaj, czas, konto odbiorcy, zamaskowany adres i jego „odcisk”, z którego nie da się odczytać adresu, stan, liczba prób, przyczyna, bez treści i bez pełnych adresów): 90 dni dla powiadomień o sprawach w aplikacji, 7 dni dla wiadomości o koncie;
blokady wysyłki e-maili do adresu, który na stałe nie przyjmuje wiadomości albo którego właściciel zgłosił wiadomość jako niechcianą (adres, przyczyna, chwila): do zmiany adresu albo do zdjęcia blokady przez administratora; po zmianie adresu albo usunięciu konta zostaje tylko „odcisk” adresu, z którego nie da się odczytać adresu, żeby aplikacja nadal nic na ten adres nie wysyłała;
stan przewodnika (ukończony albo pominięty): do usunięcia konta;
wynik zapisu (numer próby i wynik, żeby ponowienie niczego nie zapisało drugi raz): 48 godzin.

Podstawa prawna:

pracownicy i administracja: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa o pracę albo umowa zlecenia) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w organizacji pracy);
klienci: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (współpraca z firmą klienta).

3.2 Dowód akceptacji Regulaminu i oświadczenia o wieku

Dane i jak długo je przechowujemy:

akceptacje Regulaminu (numer wersji, dzień i godzina): do usunięcia konta, a potem 6 lat od końca roku, w którym usunięto konto;
oświadczenia o ukończeniu 18 lat (dzień i godzina): tak samo.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (wykazanie akceptacji i obrona przed roszczeniami).

3.3 Planowanie i prowadzenie projektów

Dane i jak długo je przechowujemy:

kartoteka pracownika: numer PR, stanowisko, forma współpracy, okresy aktywności, historia zmian danych służbowych; należą do niej też dane kadrowe (punkt 3.14), a służy także do godzin, ewidencji, wynagrodzeń i sald. Przechowujemy ją 10 lat od końca roku, w którym konto ostatecznie wyłączono albo usunięto, jeśli kartoteka ma godziny, ewidencję, wynagrodzenia, salda albo dane kadrowe z dokumentem, plikiem lub datą początku zatrudnienia (gdy konto nigdy nie powstało, od końca roku, w którym przestało działać ostatnie zaproszenie); bez takich danych 12 miesięcy od wyłączenia albo usunięcia konta, a gdy konto nigdy nie powstało, 12 miesięcy od chwili, gdy przestało działać ostatnie zaproszenie; kartotekę bez aktywowanego konta i bez takich danych administrator może usunąć wcześniej;
projekty: nazwa, kraj, adres pracy, planowane daty, organizacja albo nazwa klienta, osoba kontaktowa na miejscu (imię i nazwisko, telefon, funkcja), zakres prac, wymagania, informacje dla ekipy, potrzebna obsada, chwile aktywacji, zakończenia i archiwizacji, powód archiwizacji. Karta projektu (nazwa, kraj, daty, klient, status): 6 lat od końca roku ostatniego zakończenia; numer, nazwa i kraj przy godzinach: razem z godzinami; pozostałe dane: 3 lata od ostatniego zakończenia; dla zarchiwizowanego szkicu te same okresy liczymy od chwili zamknięcia zapisanej przy archiwizacji;
przydziały, zgody na kolizje i potwierdzenia udziału: 3 lata od ostatniego zakończenia projektu;
pojazdy (marka, model, numer rejestracyjny, rok, karta paliwowa, terminy przeglądu i ubezpieczenia, posiadacz, uwagi, stan, historia zmian): 3 lata od wyłączenia pojazdu, także gdy wskazuje go dawna rezerwacja w projekcie; dla takiej rezerwacji zostają wtedy tylko marka, model i numer rejestracyjny, do usunięcia danych projektu;
dokumenty pojazdów: 3 lata od wyłączenia pojazdu, także gdy wskazuje go dawna rezerwacja w projekcie;
rezerwacje pojazdów: 3 lata od ostatniego zakończenia projektu;
miejsca noclegowe i pobyty: 3 lata od ostatniego zakończenia projektu;
formalności (rodzaj, stan przy osobie, administrator i chwila zmiany): 3 lata od ostatniego zakończenia projektu;
komentarze wewnętrzne administracji: 3 lata od ostatniego zakończenia projektu;
ustawienia osi czasu: tylko w bieżącej karcie przeglądarki, do jej zamknięcia albo do wylogowania.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa o pracę albo umowa zlecenia);
art. 6 ust. 1 lit. c RODO: obowiązki związane z delegowaniem pracowników za granicę, na przykład zaświadczenia A1 i zgłoszenia do zagranicznych urzędów;
dane osób kontaktowych klientów: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3.4 Godziny pracy wpisywane przez pracowników

Pracownicy wpisują swoje godziny pracy dla siebie i jako informację dla administracji. Do rozliczenia wynagrodzeń liczą się tylko godziny z ewidencji, którą prowadzi administracja (punkt 3.15).

Dane i jak długo je przechowujemy:

godziny pracy, przypisania do projektów, rozstrzygnięcia, stany miesięcy i ich historia zmian: 10 lat od końca roku, w którym konto pracownika ostatecznie wyłączono albo usunięto;
eksport godzin (plik CSV), który administracja może przekazać zewnętrznemu biuru płac: 24 godziny od przygotowania.

Podstawa prawna:

umowa o pracę: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 149 Kodeksu pracy;
umowa zlecenia: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkiem ewidencjonowania liczby godzin wykonania zlecenia z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;
w obu przypadkach także art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3.5 Premia za godziny jako kierowca obliczana poza aplikacją

Dane i jak długo je przechowujemy:

wpisy godzin jako kierowca z komentarzami: 10 lat od końca roku, w którym konto pracownika ostatecznie wyłączono albo usunięto;
miesięczna suma godzin jako kierowca w eksporcie godzin: plik przez 24 godziny od przygotowania.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa o pracę albo umowa zlecenia).

3.6 Udostępnianie wynagrodzeń i sald

Dane i jak długo je przechowujemy:

wynagrodzenia z wersjami i historią: pozycje listy płac od zewnętrznego biura płac (kwota brutto, składki społeczne i zdrowotna, zaliczka na podatek dochodowy, składka PPK, potrącenia i kwota netto do wypłaty), notatka oraz oznaczenie wypłaty (data wypłaty, kto i kiedy je zapisał). Przechowujemy je 10 lat od końca roku, w którym konto pracownika ostatecznie wyłączono albo usunięto;
salda z wersjami i historią, także wypłaty z sald (kwota, data, notatka, kto i kiedy zapisał albo usunął wypłatę): tak samo;
rodzaje sald, na przykład SOKA-BAU: do usunięcia przez administratora, jeśli nie mają historii.

Kwot nie wysyłamy w wiadomościach e-mail ani w powiadomieniach. Numer konta bankowego zapisujemy tylko w danych kadrowych (punkt 3.14).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.

3.7 Współpraca z firmami klientów

Dane i jak długo je przechowujemy:

organizacje klientów (nazwa, stan, członkostwa i role): aktywna, dopóki jest aktywna; wyłączona, tak długo jak jej najdłużej przechowywany projekt lub zapotrzebowanie, a bez nich 12 miesięcy od wyłączenia; potem znika razem z kontami swoich klientów; członkostwo: do usunięcia konta;
zapotrzebowania, powody odrzucenia i historia decyzji: przyjęte 6 lat od końca roku ostatniego zakończenia projektu, a gdy szkic projektu zarchiwizowano, od końca roku chwili zamknięcia zapisanej przy archiwizacji; odrzucone i wycofane 6 lat od końca roku zamknięcia; otwarte do decyzji;
czat organizacji z Polonis Refractories (wiadomości, wysłane na nim zdjęcia z miniaturami i pliki oraz znaczniki przeczytania): każda wiadomość ze swoim zdjęciem albo plikiem 3 lata od wysłania; znacznik przeczytania do usunięcia konta; czat znika razem z organizacją; zdjęcie albo plik, który nie trafił na czat, najwyżej godzinę od końca próby wysłania;
pliki projektów: 3 lata od ostatniego zakończenia projektu; plik, który nie trafił na listę, najwyżej godzinę od końca próby dodania.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (współpraca z firmą klienta).

3.8 Informacje dla pracowników

Dane i jak długo je przechowujemy:

ogłoszenia, ich pierwotni odbiorcy i odczyty: 3 lata od publikacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3.9 Bezpieczeństwo i wyjaśnianie nadużyć

Dane i jak długo je przechowujemy:

dziennik bezpieczeństwa: logowania administratorów, odmowy dostępu i ważne operacje (na przykład wyświetlenie pełnego numeru z danych kadrowych, import listy płac albo usunięcie zdjęć z „Depozytu”), bez adresów e-mail, adresów sieciowych i treści. Przechowujemy go 90 dni, także po usunięciu konta (zostaje wtedy tylko numer konta);
zapis próśb o kod (punkt 3.1): 24 godziny;
sprawy odzyskania dostępu (osoba, administrator, sposób sprawdzenia tożsamości, oświadczenie, powód, nowy adres, chwile i wynik, bez kopii dokumentów, kodów i linków): 3 lata od końca roku, w którym sprawę zamknięto;
przeglądarki znane kontu (losowy identyfikator przeglądarki zapisany w postaci skrótu, nazwa przeglądarki i systemu, dzień ostatniego logowania): 12 miesięcy od ostatniego logowania w tej przeglądarce, najpóźniej do usunięcia konta; identyfikator nie służy do śledzenia;
raporty błędów, których numer aplikacja pokazuje, żeby można go było podać w zgłoszeniu (numer, czas, konto, nazwa czynności i techniczny opis błędu): 90 dni;
logi techniczne dostawców (punkt 7).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3.10 Obsługa Twoich praw

Dane i jak długo je przechowujemy:

plik z Twoimi danymi „moje-dane.json”: 24 godziny od przygotowania;
prośby wysłane na adres kontaktowy: przez czas potrzebny do ich załatwienia, a potem tak długo, jak może to być potrzebne do wykazania, jak je załatwiliśmy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 12–21 RODO.

3.11 Zachowanie danych na wypadek sporu i ich porządkowanie

Dane i jak długo je przechowujemy:

blokady usuwania (sprawa, powód, termin przeglądu, autor i czas): 3 lata od końca blokady;
raporty z porządkowania danych, bez treści usuniętych danych: 3 lata od przebiegu porządkowania.

Administrator może w konkretnej sprawie, dla projektu albo kartoteki pracownika, wstrzymać usunięcie danych, podając powód. Blokadę przegląda najpóźniej co 90 dni. Dopóki trwa, objęte nią dane zostają także po upływie ich okresu. Nie ma blokad obejmujących wszystko ani blokad bezterminowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń).

3.12 Strona firmy

Poza prośbami o telefon i wiadomościami (punkt 3.13) strona firmy nie zbiera danych osobowych; zapytania do niej trafiają tylko do logów technicznych dostawców (punkt 7). Na urządzeniu strona zapisuje tylko wybrany język, wybrany tryb jasny albo ciemny i to, że ukryto informację o plikach cookie, bez danych osobowych (punkt 12). Nie potrzeba do tego podstawy z RODO ani zgody, bo taki zapis jest niezbędny do działania strony.

3.13 Odpowiedź na prośbę o telefon albo wiadomość ze strony firmy

Na stronie firmy możesz poprosić o telefon („Zamów rozmowę”) albo napisać do nas wiadomość („Napisz do nas”). Aplikacja od razu wysyła je e-mailem do naszej skrzynki contact@polonisrefractories.com. Do Ciebie nie wysyła nic: oddzwaniamy albo odpowiadamy z naszej skrzynki.

Dane i jak długo je przechowujemy:

prośba o telefon (imię i nazwisko, numer telefonu, pora rozmowy i firma, jeśli ją podasz) albo wiadomość (imię i nazwisko, adres e-mail, treść i firma, jeśli ją podasz), w obu przypadkach z językiem strony: w aplikacji tylko do doręczenia e-maila do naszej skrzynki, a wpis w dzienniku wysyłek, już bez treści, 7 dni; u dostawcy wysyłki e-maili (Resend, punkt 6) 30 dni; w naszej skrzynce, poza aplikacją, tak długo, jak wymaga tego Twoje pytanie i ewentualna współpraca, najdłużej 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że zawrzemy umowę: wtedy korespondencja zostaje w dokumentacji tej umowy;
„odcisk” adresu sieciowego urządzenia, z którego nie da się odczytać adresu, do limitów chroniących formularze przed nadużyciem: 48 godzin.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na pytania o naszą pracę i w ochronie formularzy przed nadużyciem;
jeśli pytanie dotyczy zamówienia, także art. 6 ust. 1 lit. b RODO: działania podjęte na Twoje żądanie przed zawarciem umowy.

Komu powierzamy te dane, opisuje punkt 6.

3.14 Dane kadrowe pracownika

Kartoteka pracownika ma części, które widzi tylko administracja: „Zatrudnienie i stawki”, „Dane osobowe”, „Dokumenty”, „Pliki”, „Rozmiary odzieży” i „Historia zmian”. Pracownik nie widzi ich w aplikacji, ale dostaje je w pliku „moje-dane.json” (punkt 11).

Dane i jak długo je przechowujemy:

zatrudnienie i stawki: początek i koniec zatrudnienia, wynagrodzenie brutto miesięcznie albo stawka godzinowa w Polsce, stawka godzinowa za granicą i stawki dla poszczególnych krajów;
dane osobowe: numer PESEL, data urodzenia, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, numer konta bankowego i adres zamieszkania; telefon i adres e-mail to dane profilu (punkt 3.1);
dokumenty z terminem ważności: zaświadczenie A1 (kraj i okres), badania lekarskie i szkolenie BHP (data, do której są ważne, i data wystawienia), każdy z plikiem, a zaświadczenie A1 i szkolenie BHP także z notatką (badania lekarskie bez notatki), także wcześniejsze dokumenty tego samego rodzaju;
inne pliki pracownika, na przykład umowy, uprawnienia i certyfikaty: plik, jego nazwa, rodzaj i rozmiar, kto i kiedy go dodał;
rozmiary odzieży i obuwia roboczego z notatką;
historia zmian: co zmieniono, wartość przed zmianą i po niej, kto i kiedy (numery PESEL, dokumentu tożsamości i konta bankowego tylko zamaskowane), oraz każde wyświetlenie pełnego numeru: kto, kiedy i który numer.

Te dane przechowujemy tak długo jak kartotekę pracownika (punkt 3.3) i usuwamy razem z nią, także pliki. Dokument albo plik, który usunie administrator, znika od razu. Plik, którego dodawanie się nie skończyło, usuwamy najpóźniej 3 godziny po rozpoczęciu dodawania.

Badania lekarskie to dane o zdrowiu. Zapisujemy z nich tylko daty i plik zaświadczenia lekarskiego, bez wyników badań i rozpoznań. Plik zaświadczenia, tak jak inne pliki z danych kadrowych, otwiera tylko administracja.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa o pracę albo umowa zlecenia): zatrudnienie, stawki i numer konta do wypłaty wynagrodzenia;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO: obowiązki pracodawcy i płatnika z przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatków, na przykład dane, których pracodawca żąda od pracownika (art. 22¹ Kodeksu pracy: data urodzenia, adres zamieszkania, numer PESEL, a gdy go nie ma, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, numer konta), szkolenia BHP (art. 237³ Kodeksu pracy), odzież i obuwie robocze oraz zaświadczenia A1 przy delegowaniu za granicę;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w organizacji pracy i wyjazdów): pozostałe dane kadrowe, których nie wymagają przepisy ani umowa;
dane o zdrowiu z badań lekarskich: art. 9 ust. 2 lit. b w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek pracodawcy kierowania na profilaktyczne badania lekarskie i niedopuszczania do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego (art. 229 Kodeksu pracy), a przy umowie zlecenia obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (art. 304 Kodeksu pracy).

3.15 Ewidencja miesiąca i wyciąg dla księgowej

Administracja prowadzi dla każdego pracownika ewidencję miesiąca. Do rozliczenia wynagrodzeń liczą się tylko godziny z tej ewidencji. Pracownik widzi swój miesiąc dopiero po potwierdzeniu go przez administrację i bez komentarza administracji.

Dane i jak długo je przechowujemy:

dni ewidencji (godziny pracy i kraj, w którym pracownik pracował danego dnia, kto i kiedy je zapisał): 10 lat od końca roku, w którym konto pracownika ostatecznie wyłączono albo usunięto;
zaliczki (data, kwota, opis), premie i potrącenia (kwota, opis), czyli informacja dla administracji, zewnętrznego biura płac i pracownika, z której aplikacja niczego nie oblicza: tak samo;
komentarz administracji do miesiąca pracownika: tak samo;
historia zmian miesiąca (co zmieniono, wartość przed zmianą i po niej, kto, kiedy, w jaki sposób, na przykład import z nazwą pliku, i z jakiego powodu): tak samo;
zapis przygotowania „Wyciągu dla księgowej” (miesiąc, kto i kiedy go przygotował, liczba osób, nazwa pliku): 3 lata od przygotowania.

„Wyciąg dla księgowej” to plik Excel z ewidencją miesiąca. Dla każdej osoby zawiera numer PR, imię i nazwisko, formę zatrudnienia, godziny razem, według krajów i w poszczególne dni, zaliczki, premie i potrącenia z opisami oraz komentarz administracji; nie zawiera kwot z list płac. Aplikacja tworzy go na żądanie administratora i go nie przechowuje; administracja przekazuje go zewnętrznemu biuru płac poza aplikacją (punkt 6).

Plik z listą płac od zewnętrznego biura płac aplikacja czyta na urządzeniu administratora i go nie przechowuje. Zapisuje tylko pozycje list płac (punkt 3.6) i nazwę pliku w historii zmian.

Podstawa prawna:

umowa o pracę: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 149 Kodeksu pracy;
umowa zlecenia: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkiem ewidencjonowania liczby godzin wykonania zlecenia z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;
w obu przypadkach także art. 6 ust. 1 lit. b RODO (rozliczenie wynagrodzenia z umowy).

3.16 Zdjęcia dokumentujące pracę („Depozyt”)

Administracja i pracownicy mogą robić w aplikacji zdjęcia dokumentujące pracę (na przykład stan pieca, materiały albo wykonane prace) i wysyłać je do „Depozytu”. Zanim zdjęcie opuści urządzenie, aplikacja zmniejsza je do najwyżej 2560 pikseli na dłuższym boku i usuwa z pliku ukryte dane, w tym położenie i model urządzenia; serwer aplikacji przyjmuje tylko tak oczyszczone pliki. Zdjęcia widzi tylko administracja. Na zdjęciach mogą być widoczne osoby obecne na miejscu prac; Regulamin prosi, żeby nie fotografować ludzi bez potrzeby. Jeśli jesteś na zdjęciu, możesz poprosić o jego usunięcie, pisząc na adres kontaktowy.

Dane i jak długo je przechowujemy:

zdjęcie i jego miniatura, kto je wysłał (konto, imię i nazwisko), kiedy je zrobiono (jeśli wiadomo) i kiedy dotarło, skąd pochodzi (aparat albo galeria), jego rozmiar i wymiary: do usunięcia przez administratora, gdy zdjęcie przestanie być potrzebne do dokumentowania pracy, także po usunięciu konta osoby, która je wysłała;
zdjęcie, którego wysyłanie się nie skończyło: 24 godziny od rozpoczęcia wysyłania;
liczba zdjęć wysłanych przez osobę danego dnia, do limitu 200 zdjęć dziennie: 8 dni;
identyfikatory usuniętych zdjęć, żeby usunięte zdjęcie nie wróciło, gdy urządzenie wyśle je ponownie: 31 dni od usunięcia;
chwila, w której administrator ostatnio przeglądał „Depozyt”, żeby oznaczyć nowe zdjęcia: do usunięcia konta administratora;
zdjęcia czekające na wysłanie: tylko na urządzeniu (punkt 12).

Usunięcie zdjęć zapisujemy w dzienniku bezpieczeństwa (punkt 3.9): kto je usunął, ile ich było i z jakich dni.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w dokumentowaniu wykonanej pracy).

4. Co się dzieje z danymi po usunięciu konta

W chwili usunięcia konta znikają: konto, logowania na urządzeniach, szybki dostęp, powiadomienia na telefon, ustawienia i przygotowane pliki z Twoimi danymi.

Na okresy z punktu 3 zostają:

u pracownika: kartoteka z numerem PR, profilem i danymi kadrowymi, przydziały, godziny, ewidencja, wynagrodzenia i salda;
wspólne projekty, zapotrzebowania, pliki oraz wiadomości na czacie ze zdjęciami i plikami, z imieniem i nazwiskiem autora;
zapis akceptacji Regulaminu i oświadczeń o ukończeniu 18 lat: 6 lat od końca roku, w którym usunięto konto;
wpisy w dzienniku bezpieczeństwa z numerem konta, bez adresu e-mail: najdłużej 90 dni;
sprawy odzyskania dostępu z nowym adresem: 3 lata od końca roku, w którym sprawę zamknięto;
blokada wysyłki e-maili na Twój adres, jeśli była, tylko jako „odcisk” adresu, z którego nie da się odczytać adresu; dzięki niemu aplikacja nadal nic na ten adres nie wysyła;
zdjęcia wysłane do „Depozytu” z imieniem i nazwiskiem osoby, która je wysłała: do usunięcia przez administratora (punkt 3.16).

Usunięte dane mogą jeszcze przez pewien czas pozostawać w kopiach zapasowych bazy danych, dopóki nie zostaną nadpisane w ich zwykłym cyklu.

Ten sam adres e-mail nie ma potem konta. Nowe konto powstaje tylko z nowego zaproszenia i nie ma dostępu do starych danych. Wyjątek: gdy administracja zaprosi pracownika ponownie do tej samej kartoteki, wracają do niej jego godziny, wynagrodzenia i salda.

5. Kto w aplikacji widzi Twoje dane

Administracja Polonis Refractories: dane potrzebne do jej pracy, także godziny, ewidencję, wynagrodzenia, salda i dane kadrowe wszystkich pracowników oraz zdjęcia z „Depozytu”.
Pracownik: swoje dane, przy czym swoją ewidencję i wynagrodzenie za miesiąc dopiero po potwierdzeniu miesiąca; o innych osobach ze swojego projektu tylko imię, nazwisko i zmianę. Swoich danych kadrowych ani komentarza administracji do swojej ewidencji pracownik nie widzi w aplikacji, ale dostaje je w pliku „moje-dane.json” (punkt 11).
Klient: sprawy swojej organizacji; o ekipie jej projektów tylko imiona, nazwiska i stanowiska. Klient nigdy nie widzi godzin, ewidencji, wynagrodzeń, sald, danych kadrowych, zdjęć z „Depozytu” ani danych innej organizacji.
Właściciel organizacji: także zespół swojej organizacji.

Pliki projektów widzą administracja i konta organizacji klienta, nigdy pracownicy. Dokumenty pojazdów, dokumenty i pliki z danych kadrowych oraz zdjęcia z „Depozytu” widzi tylko administracja. Numery PESEL, dokumentu tożsamości i konta bankowego aplikacja pokazuje administracji zamaskowane; pełny numer widać przez 60 sekund po wybraniu „Pokaż”, a aplikacja zapisuje, kto, kiedy i który numer wyświetlił.

Prośby o telefon i wiadomości ze strony firmy nie są widoczne w aplikacji. Czytają je osoby z Polonis Refractories, które obsługują skrzynkę contact@polonisrefractories.com.

6. Komu powierzamy dane

Coretheus Sp. z o.o. (Polska)

Przetwarza dane w naszym imieniu jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Buduje, prowadzi i utrzymuje aplikację oraz ma konta w usługach wymienionych niżej. Dostaje dane z aplikacji tylko w zakresie potrzebnym do zadania. Przechowuje je przez swoich podwykonawców wymienionych niżej. Przekazanie poza Europejski Obszar Gospodarczy nie jest tu potrzebne.

Podwykonawcy Coretheus Sp. z o.o. (dalsze podmioty przetwarzające)

Supabase (Supabase Pte. Ltd., spółka z Singapuru): baza danych, logowanie, pliki i zadania w tle. Dostaje wszystkie przechowywane dane i pliki. Przechowuje je we Frankfurcie, w Niemczech. Zabezpieczenie przekazania poza Europejski Obszar Gospodarczy: standardowe klauzule umowne UE w umowie powierzenia dostawcy.
Vercel (Vercel Inc., spółka z USA): działanie aplikacji i strony firmy. Dostaje treść zapytań i logi techniczne. Funkcje działają we Frankfurcie, a zapytania przechodzą przez światową sieć dostawcy. Zabezpieczenie: standardowe klauzule umowne UE w umowie powierzenia dostawcy.
Resend (Plus Five Five, Inc., spółka z USA): wysyłka e-maili, czyli wiadomości z aplikacji oraz próśb o telefon i wiadomości ze strony firmy do naszej skrzynki. Dostaje adres odbiorcy, adres do odpowiedzi i treść e-maili, także treść próśb i wiadomości ze strony firmy. E-maile wysyła z Irlandii, a dane o nich, także ich treść, przechowuje w USA przez 30 dni. Zabezpieczenie: standardowe klauzule umowne UE w umowie powierzenia dostawcy.

Nasz dostawca poczty

Naszą skrzynkę contact@polonisrefractories.com prowadzi poza aplikacją usługa Google Workspace, którą świadczy nam Google Cloud Poland sp. z o.o. (Polska, grupa Google). Trafiają do niej prośby o telefon i wiadomości ze strony firmy, a także wiadomości, które wysyłasz na ten adres. Google przetwarza je w naszym imieniu jako podmiot przetwarzający, na podstawie warunków przetwarzania danych, które są częścią umowy o tę usługę. Przechowuje je w swoich centrach danych, także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Zabezpieczenie przekazania poza Europejski Obszar Gospodarczy: ramy ochrony danych UE–⁠USA (EU–⁠US Data Privacy Framework), w których uczestniczy Google LLC, a do innych państw standardowe klauzule umowne UE w warunkach dostawcy.

Usługi powiadomień przeglądarek

Gdy włączysz powiadomienia na telefon, dostarcza je usługa powiadomień, którą wybiera Twoja przeglądarka, a nie my. Prowadzi ją producent przeglądarki: Google, Apple, Mozilla albo Microsoft. Usługa dostaje adres powiadomień Twojego urządzenia (identyfikator nadany przez tę usługę), czas wysłania i treść powiadomienia zaszyfrowaną tak, że usługa nie może jej odczytać. Szyfrowanie chroni treść, ale adres urządzenia i dane o dostarczeniu są danymi osobowymi, a usługi te mogą je przetwarzać także w USA.

Przekazanie do usług Google LLC i Microsoft Corporation opiera się na decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony w ramach ochrony danych UE–⁠USA (EU–⁠US Data Privacy Framework), w których te spółki uczestniczą (art. 45 RODO). Przekazanie do usług Apple i Mozilla opiera się na art. 49 ust. 1 lit. b RODO: jest niezbędne, żeby dostarczyć powiadomienia, które sam włączasz na swoim urządzeniu. Jeśli nie chcesz tego przekazania, nie włączaj powiadomień na telefon albo je wyłącz; powiadomienia w aplikacji działają bez niego.

Jak dostać kopię zabezpieczeń

Kopię standardowych klauzul umownych wymienionych w tym punkcie dostaniesz, pisząc na adres contact@polonisrefractories.com. Informacje o ramach ochrony danych UE–⁠USA i listę ich uczestników znajdziesz na stronie https://www.dataprivacyframework.gov.

Poza aplikacją

„Wyciąg dla księgowej” (punkt 3.15) administracja przekazuje poza aplikacją zewnętrznemu biuru płac, czyli biuru rachunkowemu, które przygotowuje dla nas listy płac i rozlicza wynagrodzenia; może mu też przekazać plik z godzinami (punkt 3.4). Listy płac od tego biura administracja wpisuje do aplikacji albo wczytuje z pliku. Dane kadrowe (punkt 3.14) administracja może przekazać temu biuru oraz urzędom, gdy wymaga tego wypłata wynagrodzenia albo przepisy, na przykład przy zaświadczeniach A1 i zgłoszeniach delegowania do urzędów za granicą.

7. Logi techniczne dostawców

Vercel i Supabase prowadzą własne logi zapytań: adres sieciowy, czas, adres strony i wynik. Przechowują je przez okres wynikający z planu usług: Vercel przez 1 dzień (plan Pro), Supabase przez 7 dni (plan Pro). Aplikacja ich nie kopiuje. Cel i podstawę opisuje punkt 3.9.

8. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (art. 22 RODO).

9. Skąd mamy dane, których nie podajesz samodzielnie

Profil (imię, nazwisko, adres e-mail, telefon i język) przygotowuje przed założeniem konta osoba zapraszająca: administracja albo właściciel Twojej organizacji. U pracownika administracja wpisuje też stanowisko i formę współpracy, a numer PR nadaje system.
Wpisy administracji: przydziały, pobyty, rezerwacje, formalności, komentarze wewnętrzne, poprawki godzin, ewidencja miesiąca z komentarzem, wynagrodzenia z list płac zewnętrznego biura płac (wpisane ręcznie albo wczytane z pliku), oznaczenia wypłat, salda z wypłatami, dane kadrowe (na podstawie danych i dokumentów, które przekazuje pracownik) i sprawy odzyskania dostępu.
Zdjęcia w „Depozycie” robią i wysyłają administracja i pracownicy; mogą na nich być widoczne osoby obecne na miejscu prac.

Pozostałe dane podajesz samodzielnie albo powstają, gdy korzystasz z aplikacji, na przykład zapis logowania.

10. Czy musisz podać dane

Dane są potrzebne do korzystania z aplikacji. Bez adresu e-mail nie da się założyć konta ani się zalogować, a bez danych profilu (u pracownika także bez kartoteki) aplikacja nie może dla Ciebie działać.

Część danych kadrowych jest wymagana przez przepisy albo umowę, na przykład adres zamieszkania, numer PESEL (a gdy go nie ma, rodzaj i numer dokumentu tożsamości), numer konta do wypłaty wynagrodzenia oraz aktualne badania lekarskie i szkolenie BHP. Bez nich nie możemy na przykład wypłacić wynagrodzenia przelewem ani dopuścić pracownika do pracy.

Prośba o telefon i wiadomość ze strony firmy są dobrowolne. Bez imienia i nazwiska oraz numeru telefonu albo adresu e-mail nie możemy odpowiedzieć.

11. Twoje prawa i jak z nich korzystać

Masz prawo:

dostępu do swoich danych i do ich kopii;
sprostowania danych;
usunięcia danych;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych (przyciskiem „Pobierz moje dane”);
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie;
wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żeby skorzystać z praw, napisz na adres contact@polonisrefractories.com. Odpowiadamy w terminach RODO: bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca; w razie potrzeby, ze względu na złożoność albo liczbę żądań, termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy.

Część praw wykonasz samodzielnie w aplikacji, na stronie „Moje konto”:

„Pobierz moje dane”: przygotowujemy w tle plik „moje-dane.json” i powiadamiamy, gdy jest gotowy. Plik możesz pobrać przez 24 godziny, a nowy zamówić raz na 24 godziny. Zawiera Twoje konto i profil, akceptacje Regulaminu, godziny i godziny jako kierowca z komentarzami, udostępnione Ci wynagrodzenia, ewidencję potwierdzonych miesięcy z komentarzem administracji, salda z historią i wypłatami, u pracownika także dane kadrowe z historią zmian oraz listą dokumentów i plików, listę Twoich zdjęć w „Depozycie” (kiedy je zrobiono i kiedy dotarły, ich rozmiary), przydziały, członkostwo w organizacji, odczyty ogłoszeń i Twoje działania. Nie zawiera samych plików (plików projektów, dokumentów i plików z danych kadrowych ani zdjęć) ani wiadomości, zdjęć i plików czatu, ani danych innych osób. Kopię swoich dokumentów i plików z danych kadrowych dostaniesz, pisząc na adres kontaktowy.
Telefon zmieniasz w części „Twój profil” (klient także język), a adres e-mail przyciskiem „Zmień adres e-mail”. Inne dane, na przykład imię i nazwisko albo dane kadrowe, poprawi administracja: napisz do niej albo na adres kontaktowy.
„Usuń konto”: co znika, a co zostaje, opisuje punkt 4.
Powiadomienia na telefon wyłączasz w części „Powiadomienia na tym urządzeniu”.

Jeśli Twoje konto jest wyłączone, kopię swoich danych dostaniesz, pisząc na adres kontaktowy.

Prawo do usunięcia nie obejmuje danych, które przechowujemy dłużej z powodów opisanych w punktach 3 i 4.

12. Co aplikacja i strona firmy zapisują na Twoim urządzeniu

Aplikacja i strona firmy zapisują na urządzeniu tylko to, co jest niezbędne do ich działania:

Logowanie: żeby utrzymać Twoje logowanie. Na czas sesji przeglądarki, a z zaznaczonym polem „Zapamiętaj mnie na tym urządzeniu” i ustawionym PIN-em aplikacji do wylogowania albo 90 dni bez używania. Na czas logowania przeglądarka pamięta też adres, na który wysłaliśmy kod, i stronę, którą pokażemy po zalogowaniu.
Klucz i stan blokady zapamiętanego urządzenia: do szybkiego dostępu PIN-em aplikacji albo urządzeniem. Do usunięcia szybkiego dostępu z tego urządzenia.
Zapamiętany język i wybrany tryb: żeby kolejne strony pokazać w wybranym języku oraz w trybie jasnym albo ciemnym, jeśli wybierzesz go przełącznikiem trybu na stronie. Język do 12 miesięcy od ostatniej zmiany języka, tryb do zmiany wyboru albo usunięcia danych strony w przeglądarce; tryb należy do przeglądarki, nie do osoby, więc nie znika po wylogowaniu.
Stan osi czasu i treść formularza czekająca na ponowne zalogowanie: żeby wrócić do tego samego widoku i nie stracić tego, co wpisano. Tylko w karcie przeglądarki, do jej zamknięcia; treść formularza znika też po wylogowaniu albo zalogowaniu innej osoby.
Pliki aplikacji, bez danych osobowych: żeby aplikacja działała z ekranu głównego i bez internetu pokazała ekran o braku połączenia. Do zastąpienia ich nowszą wersją aplikacji albo usunięcia danych strony w przeglądarce.
Losowy identyfikator przeglądarki: żeby rozpoznać logowanie w przeglądarce, której Twoje konto nie używało, i powiadomić Cię o nim. Zostaje w przeglądarce do usunięcia danych strony, a aplikacja rozpoznaje go przez 12 miesięcy od ostatniego logowania w tej przeglądarce. Identyfikator nie służy do śledzenia; należy do przeglądarki, nie do osoby, więc nie znika po wylogowaniu.
Zgoda na powiadomienia na telefon: przechowuje ją przeglądarka. Do jej cofnięcia w ustawieniach przeglądarki.
Ukrycie informacji o plikach cookie: żeby po wybraniu „Rozumiem” informacja nie pojawiała się znowu. Do usunięcia danych strony w przeglądarce.
Zdjęcia czekające na wysłanie do „Depozytu”: żeby zdjęcia zrobione bez połączenia wysłały się same, gdy połączenie wróci, także po zamknięciu aplikacji. Każde zdjęcie, już zmniejszone i bez ukrytych danych, z miniaturą, chwilą zrobienia, rozmiarem, wymiarami i oznaczeniem konta, w bazie danych przeglądarki. Do wysłania; wcześniej usuwa je wylogowanie (aplikacja najpierw pyta o niewysłane zdjęcia), zalogowanie się innej osoby na tym urządzeniu albo upływ 30 dni.
Odpowiedź na podpowiedź o dodaniu aplikacji do ekranu początkowego, którą pracownik widzi po zalogowaniu na telefonie, żeby nie pokazywać jej znowu: „Później” do następnego zalogowania albo wylogowania, a „Gotowe” albo instalacja aplikacji do usunięcia danych strony w przeglądarce. Bez danych osobowych.

Strona firmy zapisuje z tego tylko zapamiętany język, wybrany tryb i ukrycie informacji o plikach cookie.

Aplikacja i strona firmy nie używają analityki, reklam ani plików cookie i innych zapisów firm trzecich. Nie wczytują czcionek, skryptów ani obrazów z serwerów innych firm. Wszystkie zapisy są niezbędne, dlatego nie potrzebujemy na nie Twojej zgody (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej). Nazwę, cel, rodzaj i czas przechowywania każdego zapisu oraz to, jak je usunąć, opisuje strona „Polityka plików cookie” pod adresem /cookies; prowadzi do niej link „Pliki cookie” w stopce każdej strony.

13. Zmiany polityki

Politykę możemy zmienić, na przykład gdy zmieni się aplikacja, jej dostawcy albo przepisy. Każdą wersję publikujemy na tej stronie, po polsku, angielsku i niemiecku, z numerem i datą, od której obowiązuje.

14. Kontakt

W sprawach aplikacji, Twoich danych i reklamacji pisz na adres contact@polonisrefractories.com.